A importância do Certificado Digital da vida empresarial

Alexandra de Assis, Gerente Operacional da MG Contécnica

Nos dias de hoje, o certificado digital se tornou indispensável no mundo corporativo: o documento assegura a validade jurídica na tramitação de informações e documentos eletrônicos e amplia os acessos e economiza o precioso tempo dos empresários.

A assinatura digital, além de garantir e proteger as transações e serviços acessados e/ou trocados em ambiente virtual, a pessoa física e jurídica podem fazê-lo de qualquer lugar do mundo.

Os acessos digitais facilitam a vida do empresário, desburocratizando e evitando a perda de tempo com assinaturas presenciais.

Algumas tarefas antes executadas presencialmente foram ampliadas e permite que muitos serviços sejam efetivados online, de maneira segura, ágil, moderna, autêntica e confiável, como por exemplo, assinatura e reconhecimento de firma em cartório.

Existem dois tipos de certificado digital, e-CNPJ para a pessoa jurídica e o e-CPF para a  pessoa física. O contribuinte pode optar pelos modelos A1 (espécie software para ser instalado no computador, com validade de 1 ano) ou  A3 (cartão ou token, com validade de 1, 2 ou 3 anos).

O e-CNPJ é destinado à pessoa jurídica, podendo ser utilizado para receber procuração de outra pessoa jurídica, nos casos de escritório de contabilidade, por exemplo, sendo também possível emitir nota fiscal eletrônica, transmitir escrituração fiscal digital e diversas obrigações acessórias.

Já o e-CPF é indicado para acesso a serviços de pessoa física ou para representante legal da empresa e pode ser utilizado para a entrega de declarações de imposto de renda e outros documentos eletrônicos que exijam assinatura digital.

Os certificados digitais também são indicados para empresas de micro à grande porte, escritórios de contabilidade, profissionais autônomos e procuradores.

Para as empresas tributadas no Lucro Presumido ou Real, o certificado digital se tornou requisito obrigatório, passando a fazer parte de determinadas atividades online das empresas, como por exemplo, a emissão de nota fiscal eletrônica.

Já, para as empresas do Simples Nacional, ainda é facultativo e está sendo exigido apenas para algumas atividades de empresas com esse tipo de tributação, como por exemplo, para o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

O relacionamento das empresas no portal da conectividade social, é obrigatório o uso de certificados digital, sendo necessário que os procuradores recebam a procuração no próprio sistema da Caixa Econômica Federal.

Com o certificado digital é possível acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte – e-CAC, portal de serviços que permite a comunicação via internet entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil, e realizar diversas operações, entre:

• Levantamento da situação fiscal;

• Consultar notificações;

• Cadastrar, consultar e cancelar procuração eletrônica;

• Consultar a 2ª. via de declarações;

• Agendar serviços em postos de atendimentos da Receita Federal;

• Cadastrar, consultar e cancelar procuração eletrônica;

• Optar pelo Domicílio Tributário Eletrônico – DTE;

• Acompanhamento Econômico-Tributário;

• Verificar Intimações, Malha Fiscal e Cobrança;

• Consultar Rendimentos Informados por Fontes Pagadora;

• Assinar a escrituração contábil e fiscal da empresa (SPED Contábil e Fiscal – EFD e ECD), caso seja o procurador ou representante legal da empresa.

Algumas vantagens do certificado digital para as empresas:

• Dispensa a emissão e o armazenamento de papel;

• Diminui os custos operacionais;

• Habilita acessos e usuários externos a acessar o sistema do Sped;

• Assinatura digital e envio da escrituração contábil ao Sped;

• Emissão de notas fiscais eletrônicas;

• Unifica as informações prestadas;

• Realiza transações relativas ao FGTS e a Previdência Social no Conectividade Social, mediante procuração;

• Envio do CAGED ao Ministério do Trabalho e Emprego;

• Utilização do e-DOC – Peticionamento Eletrônico para o Tribunal Superior do Trabalho – TST.

Para os Contadores o certificado digital já faz parte da rotina e gradativamente outras categorias profissionais vão alcançando o  uso dessa ferramenta, como a área jurídica e saúde:

• Advogados: regularmente inscritos na OAB, peticionam, assinam e enviam documentos utilizando desse seguro recurso;

• Os médicos e enfermeiros podem acessar o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), assinar toda documentação médica, inclusive laudos eletrônicos e autorizar procedimentos.

O Certificado Digital padrão ICP-Brasil, funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e exata do autor de uma transmissão de dados (mensagem, transação ou autenticação). As chaves criptografadas de segurança asseguram a inviolabilidade e a integridade total das informações, eliminando chances de clonagem ou adulteração.

Muita atenção ao utilizar essa ferramenta e outorgar procurações para que os benefícios sejam somados a sua atividade.

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